原规划档案整理和数字化项目

采购需求

一、项目概况

按照《中共江门市委办公室 美高梅博彩关于做好江门市级机构改革中档案处置及管理工作的通知》(江委办发电[2019]3号)要求，江门市自然资源局需近期完成机构改革期间档案处置的相关工作。因此，现组织开展“原规划档案整理和数字化项目”采购，通过购买服务方式，确认采购供应单位后，由江门市城市地理信息中心（江门市规划档案馆）进行合同签订，以实现对原市城乡规划局2019年1月9日前应归的档案进行整理，同时将文书档案数字处理。

二、项目名称、预算金额、服务内容和时限要求

（一）项目名称：原规划档案整理和数字化项目

（二）预算金额：人民币伍拾叁万壹仟元整（¥53.10万元）

（三）服务内容

1.对原市城乡规划局2019年1月9日前应归的档案（约20500卷）进行整理，包括但不限于整理、排序、折叠、托裱、常规修复、立卷，录入卷内目录、案卷目录信息、打印封面、卷内目录、案卷目录等，并提供档案整理过程中的相关耗材（含档案盒、卷皮等）。

2.对原市城乡规划局2019年1月9日前的文书档案约9万页（按A4页计）进行数字化处理，并按江门市自然资源局电子档案数据中心系统数据标准进行入库，最终形成的数字档案可提供查询利用，以提高档案服务的能力和水平。

（四）时限要求

本项目要求在2019年06月30日前完成并通过验收。

三、服务期限和结算方式

（一）服务期限：自签订合同之日起，至项目通过验收之日止。

（二）结算方式：本项目分两期支付。

第一期：合同签订后10个工作日内支付合同款的30%。

第二期：项目完成并通过验收之日起10个工作日内，支付合同款的70%。

（三）项目完成后根据所提供服务的实际工作量来进行结算，若实际工作量与项目合同约定工作量有差异，则通过双方签定补充协议的方式，约定增减服务内容以达到与项目合同总价等值的服务。

（四）付款时间为采购人向财政支付部门提出申请的时间(不含财政支付部门的审查时间)。采购人不承担因财政资金不能及时到位给中标供应商造成的任何损失。

四、商务要求

（一）投标人应具备《政府采购法》第二十二条规定的条件。

（二）投标人具有独立承担民事责任的能力；

（三）投标人应为广东省内档案行政管理部门登记备案的正规中介服务机构。

（四）投标人在工商部门注册登记一年以上，是具有法人资格的企业。

（五）投标人必须具有档案整理和数字化加工经验，投标时要提供三个项目以上的证明材料。

（六）投标人须符合法律、行政法规规定的其他条件。

五、依据及参考标准、技术要求

（一）依据及参考标准

该项目建设依据国家行业标准，并严格遵循国家档案信息化建设实施细则的规范和要求进行实施,规范性指引文件参考如下：

《中华人民共和国档案法》

《广东省档案条例》

《档案分类标引规则》（GB/T15418-1994）

《文件格式与代码编制方法》（GB/T13959-1992）

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）

《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA／T22—2000）

《纸质档案数字化技术规范》

《电子文件归档与管理规范》

《纸质档案数字化技术规范》（DA_T 31-2005）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T1 8894-2002）

《文献著录总则》（GB/T3792.1-1983）

《建设工程文件归档规范》（GB/T 5038-2014）

《城市建设档案著录规范》（GB/T 50323-2001）

(二)技术要求

档案整理及数字化环节包括：档案借卷、整理拆卷（包括核对、折叠、去杂物、修补、托裱、展平、制作打印封面与卷内目录）、档案扫描、图像处理、影像质量检查、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、装订还原、归还上架等。

各环节要求如下：

1、档案借卷：

每周一至周五9：30—16：30为借卷时间，遵守档案管理及库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全，中标方需专人负责。档案接收应以档案交接清单核对档案数量、要求逐卷逐页核查，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。

接收环节主要注意以下事项：

◆中标人调卷工作人员和采购人的档案管理人员在档案库房或指定场地，接收采购人移交的档案或案件材料；

◆对提取的档案逐页清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对；

◆清点结束，在档案交接清单登记本进行登记，双方签字；

◆公司调卷工作人员与档案管理人员进行全宗、目录、数量的二次核对；

◆放入临时档案保管柜，锁好，注意安全保存

2、整理拆卷：

历史档案保留历史性，对档案资料进行包括核对、折叠、去杂物、修补、托裱、展平、目录信息校对、出错登记等工作；新增档案整理按照档案管理规范进行去杂物、折叠、修补、托裱、排序、打码、盖档号章、制作打印封面、卷内目录、案卷目录。

（1）应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除。

（2）在档案整理过程中，对不规范的文件材料要处理为A4幅尺寸297×210毫米，小于A4幅尺寸文件和图纸应用A4空白纸进行粘贴或加边,不得出现档案与档案之间粘连的现象；超过A4幅尺寸文件和图纸需要进行折叠、裁剪，折叠图纸时，应将图面内折，图纸不可以外露，其右下角的图标露在外面，在折叠、裁剪图纸时要注意不能破坏内容及批示，保持其内容及批示的完整。

（3）对档案破损和出错情况的，须征求采购方同意后方可进行修复和改正处理。

（4）在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时向采购单位反馈,且不得遗失、转借、损、污、点、划线或删改，未经批准不得擅自复制。

3、档案扫描：

根据不同的纸张和装订方式采用不同的扫描仪进行扫描，不能拆的档案采用零边距或书本专用扫描仪，大图采用大图扫描仪。扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。

（1）选择适宜的分辨率。扫描分辨率选择200～300dpi。全部文件采用彩色扫描。具体扫描时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差或字体很小、字迹密集，可适当提高分辨率,建议扫描分辨率不小于300dpi；反之可适当降低分辨率(但不低于200 dpi)。

（2）图像文件采用JPG格式存储。

（3）扫描图像清晰、完整，不漏扫、不误扫、不多扫，保证档案实体可识别的内容其扫描影像的屏幕显示结果和打印结果均可识别，图像以保持档案原貌为原则。

（4）图像的方向要符合阅读习惯，图像的偏斜角度(顺／逆时针方向)不大于l度。

（5）图像的背景色调不能太深，要求能用黑白激光打印机打印出清晰的扫描图像。

（6）扫描图像的裁边，应在页边最外延至少1-2毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。

（7）正确完成图像拼接。

（8）文件的页数、页序与纸质档案实体相一致。

（9）图像文件命名及用于图像存储的文件夹的创建与命名符合要求。

4、图像处理：

（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现图像质量不在这标、图像文件不完整、漏扫文件等情况，应重新进行图像扫描；扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（2）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如污点、污线、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

（3）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

（4）采用彩色模式扫描的图像应进行载边处理，去除多余的白边，在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边、包括破损、歪斜页边。

5、影像质量检查：

对完成图像处理的电子档案采用全检的方式进行检查（包括扫描纸质完整性、扫描内容完整性、图像处理效果等），确保电子案卷页面，不得缺失、图像质量清晰美观，质检过程中发现错误的图像文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。

6、图像存储：

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。档案扫描件采用JPEG和PDF格式存储，所有纸质档案均扫描为JPEG图片文件，然后以卷或件为单位转换为PDF格式，需保留两份数据成果。JPEG图片文件的命名规则为：（1）以卷为单位管理的档案，JPEG图片文件的命名规则为：“全宗号（3位数字）-目录号-案卷号（3位数字）-件号（4位数字）-页号（4位数字）”，示例：“024-A0.4-004-0002-0001.JPEG”；（2）以件为单位管理的档案，JPEG图片文件的命名规则为：“全宗号（3位数字）-年度（4位数字）-期限-件号（4位数字）-页号（4位数字）”，示例：“024-2015-永久-0326-0001.JEPG”。PDF文件的命名规则为：（1）以卷为单位管理的档案，将同一卷的JPEG图片文件组合成一个PDF文件，命名规则为：“全宗号（3位数字）-目录号-案卷号（3位数字）-件号（4位数字）”，示例：“024-A0.4-004-0002.PDF”；（2）以件为单位管理的档案，将同一件的JPEG图片文件组合成一个PDF文件，命名规则为：“全宗号（3位数字）-年度（4位数字）-期限-件号（4位数字）”，示例：“024-2015-永久-0326.PDF”。

检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。

（注：禁止用Word文档保存扫描图像）

7、目录建库：

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

8、数据挂接：

（1）挂接前的数据关联检查

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

（2）汇总挂接

档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

9、数据验收：

全宗的档案数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。 目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为 “不合格”。

验收“通过”的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

10、数据备份：

经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。

11、装订还原：

质检合格的案卷，需根据档案保管的要求直接装入档案盒或进行物理案卷的装订工作，较薄档案可采用不锈钢订，较厚档案采用“三孔一线”装订，按照国家标准对整理后的档案进行装订归档。装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。

12、归还上架

采购方验收合格后，中标方负责按照归档上架顺序排序上架，协助核查入库档案上架案卷的检查工作；及时更新和调整库存卷宗密集架的标示以及库存档案的排列、倒架工作；负责协助完成各类档案实际上架的数据统计工作；协助档案管理员完成案卷的调卷登记、录入工作。

（三）档案整理要求：

1、立卷归档（收集、交接、整理、判读、统计工作）

（1）立卷档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。　

（2）整理人员根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷目录号归类立卷。

（3）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。　

（4）档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。　

（5）整理人员按立卷要求立卷。　

（6）整理人员填写移交清单，并向单位档案室移交档案。　　

（7）对案卷进行分类、整理、盖归档章、拟编件号、拟题名、编页号装订。　　

（8）编制档号。　　

（9）编制案卷目录等各种检索工具。　　

（10）入库。　　

（11）进行文件汇编。

（12）编页号：为案卷内每页文件编制顺序号，根据单位实际情况编页号。

（13）凡是有书写内容的页面都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注；

（14）单面书写的文件在右下角编号，双面书写的文件，正面在右下角编号，反面在左下角编号；

（15）卷内目录、备考表和案卷封面不编写页号,某文件，如成套图样、说明书、计算书等在编制时已有页号，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持不变。

（16）填制档案目录：档案卷内目录是卷内每一份文字材料或每一张图样的明细表。

（17）填制案卷目录：即著录案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表，也称案卷名册。其主要作用：①固定全宗内档案分类体系和案卷排列顺序；②登记和统计档案的基本形式；③查找档案最基本的检索工具，并为编制其他检索工具提供数据单元。

案卷目录必须按全宗编制，一个全宗编一本或几本。其类型基本有两种：一种是以全宗为单位编制的综合目录，另一种是以全宗内各种门类的档案编分册目录。分册目录一般以全宗内的类别为单位，或按保管期限、年度、阶段、机密程度为单位分别编制。目录类型的选择和设置的数量，应考虑便于档案的检索和管理。

（18）填制案卷封面：案卷封面，是以一定的格式概要介绍档案内容和形式特征的一种工具。

案卷的管理性内容项目，这一部分包括：编制单位（责任者），指案档案是何人、何部门编制的；编制日期，指案档案形成日期或起止日期；保管期限，填写经鉴别划定的保管期限；密级，根据保密规定填写。

档号项，包括档号，即本案卷的科技档案号，由分类号和案卷排列顺序号组成；档案馆（室）号，填写国家给定的本档案馆（室）的编号；缩微号，填写缩微时给定的本案卷的编号。需要说明的是，在编制档号时，首先要编制同科技档案分类有关的代字、代号表，然后进行具体编制。

（19）编制案卷脊背标签。脊背标签，是管理和使用案卷的必备工具，其项目有案卷题名和档案号。

（20）装订：根据档案装订规范对档案装订。

（21）装订检查：把已装订好的档案，检查一次，然后归还档案室。

（22）归档文件应真实有效、字迹工整、数据准确、图样清晰，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐备；书写材料、纸张和装订材料符合档案保护的要求；照片、 录音、录像材料要确保载体有效，电子文件使用不可擦写的档案专用光盘。

（23）归档文件应为原件，需以复制件归档的，应由经办人核准，并说明理由，注明原件存放处。

（24）文件中涉及国家秘密、个人隐私以及法律规定不宜公开的内容，归档时应按国家有关法规注明。

（四）档案数字化要求

1、图像文件格式要求：图纸及文字材料采用彩色扫描，A4页面30K—40K;所有文件扫描数据以PDF格式文件提交；档案图像分辨不小于200dpi，图纸采用彩色300dpi扫描，特殊情况要适当增加其分辨率，保证扫描获取图像清晰可读，如因原件问题导致图像扫描不清的，需与采购人沟通解决。

2、原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005) 要求。

3、扫描图像应能根据原稿质量进行倾斜校正、居中、去污、去黑边等处理，确保扫描图像有效及文件插图清晰，能满足全文检索，并确保原始档案内容完好无损。

4、原始档案的清晰度较低时，能够提高图像的清晰度，对字迹不清楚等缺陷进行修正，确保文字及图像信息清晰可辨；档案资料中的领导批示，能够实现局部粘贴拼接处理，确保数字档案的准确可读；照片档案要采用专业的图像处理软件，确保照片的清晰度。

5、保存在服务器上的数据及数据属性与刻录在光碟上的数据和档案实体保持一致；档案数据及其属性数据的脱机介质能够加密制作、存储，保证数据安全。

6、扫描后档案数据应符合现有数字档案目录要求，在实际处理过程中若有缺少目录的档案，应形成新的目录，并根据情况对有问题的目录进行修改、增加或调整。

7、对档案原目录数据修改或补充后，需填写更改资料并放入原案卷内。能实现一条目录对应多个图像或一个图像对应多条目录的编目。

8、扫描后的数据与原文件内容完全一致，确保最终数据的准确性。

9、档案的目录，要求按照标准，拟出文件标题、责任者、成文时间、保管期限、页数、等字段，录入形成电子目录，录入条数不做为扫描页数。

10、每卷档案以一个顺序多页的PDF格式存储，PDF文件的命名方式为：目录号-分类号-案卷号。

（五）成果提交要求

1、检查人员应对其数据进行全面（100%)检查和校对，扫描图像应比对原卷核对图像质量，图像中字迹的清晰，页面清晰，图像的亮度、歪斜度（小于0.5度）、是否有错贞等进行检查，确保扫描采集的数据与原文件内容完全一致。

2、成交投标人项目经理要对成品数据进行百分之十的抽查，尤其是要对检查记录单上更正后的错误进行仔细检查，对获取图像数发现有不合格的数据，应及时进行统计和修正，确保最终数据的准确性。

3、扫描后档案装订工作，要严格按照档案管理标准和要求专人将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件、备考表、对齐打成三孔一线装订档案。

4、数据移交为硬盘存储保存。

5、成交投标人须将合格的产品，定期定量交采购人对其抽查，抽查率5%，一个全宗的档案，抽检质量的合格率达到95%以上（含95%)时，给予以验收“通过”（合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数X 100%)。

6、如有不合格的产品，采购人有权退回成交投标人上一流程重新处理，直至达到合格要求。

(六）安全要求

1、中标人要严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》，档案整理及数字化加工必须在采购人指定的工作场所内进行，确保场所正常秩序和安全，不得遗失和损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据相关规定追究相应责任。

2、中标人应与项目所有工作人员签订保密协议，并提供身份证复印件后方可上岗，加强工作人员的保密教育，工作人员要挂牌上岗，接受身份检查登记和安全检查，严禁无关人员进入档案加工场所；

3、工作人员需将随身物品存放在专用储物箱柜中，并与档案装具区分放置，档案加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质，严禁擅自将档案加工场所内的物品带离现场；

4、工作人员不得在档案加工场所内从事与档案加工无关的活动，保持档案加工场所干净整洁，严禁在档案加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入档案加工场所；

5、档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须做到专机专用，严禁安装与工作无关的软件，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查；

6、档案数字化加工网络要与其它网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备；

7、项目完成后，中标人自带的加工设备中的计算机硬盘等存储设备、介质（包括 移动存储介质）、刻录设备及屏蔽设备不得带离现场，所有权归采购人所有，其它工作 设备和工作耗材必须经采购人检查后方可撤离；

8、本项目制作的数字化产品所有权归采购人所有，在未经其同意、授权的情况下，不得擅自将产品转让给第三方使用或用于样品展示，否则将承担一切经济和法律责任。

9、中标人在项目实施过程中，需要在采购人指定的档案加工场地安装全程监控,监控产生的所有影像待项目结束后需全部移交由采购人。

10、中标人与采购人签订合同的同时必须签订保密协议作为合同的附件。

（七）现场管理要求

1、能用管理软件完成对加工数据工作量，进行统计分析和加工作业的流程管理。

2、严格管理流程：档案整理、目录修改核对补入、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成品管理等，每一流程必须专人操作。

3、专职项目经理应驻现场进行日常管理。如遇问题及时与采购人管理人员沟通解决。

4、要在档案电子文件目录备注中输入说明信息；

5、对不易于拼接图像的说明；

6、档案原卷字迹模糊不清楚、破损的档案要加以说明；

7、对扫描整理过程中造成档案内缺少重要资料的说明。

8、对档案号重复或并案号重复的说明。

 (八)其它要求

1、中标人实施本项目的过程无条件接受采购人有关档案安全与保密监督与指导，需具备档案中介服务机构备案资质资格；

2、中标人应具有档案数字化加工必要的专业技术及加工软件自主一发能力和相应的软硬件设备，包括扫描仪等设备等等。

3、中标方在项目实施过程中需提供一支品德端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具有相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案数字化加工，项目团队不少于30人。

六、投标资料要求

（一）投标文件要求

1.包含内容：投标人营业执照及项目需求中要求的相关证明材料、项目方案、同类项目经验的有效证明材料等）

2.上述材料均要求加盖投标人公章。

（二）投标报价文件

1.包含内容：投标报价表，报价表中需具有工作类别的单价及总价。

2. 上述材料均要求加盖投标人公章。

（三）投标文件和投标报价文件分别密封包装，并加盖投标人公章。

七、投标资料递交时间和地点

（一）文件递交截止日期（含本日，可邮寄，以收件人签收时间为准）：2019年3月29日15点00分前；

（二）递交地点：江门市蓬江区建业街33号江门市自然资源局505室。 

（三）联系人：冯先生，联系电话：0750-3863756

本项目的最高限价为人民币53.1万元，投标报价不得超过最高限价，否则作无效投标处理。

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