一、采购简要说明

　　（一）项目内容

　　2025年文书档案整理约5000份，会计凭证约300本，账本约50本。文书档案按照文件整理规则进行整理及数字化加工（含文件汇编）；其他档案按立卷方式归档，其中：会计档案整理还需安排具备会计专业知识人员按照本部门要求进行原始资料归档整理。

　　（二）服务期限、地点

　　服务期限自合同签订之日起5个月内完成。供应商在合同约定的时间内，到江门市医疗保障局指定地点开展服务。工作时间为法定工作日，具体工作时间也可经双方协商一致，以保证本项目的顺利实施。

　　（三）项目服务具体要求

　　1.按照文件材料归档要求，对上述档案材料进行鉴定、分类、起钉、整理、托表、去污除尘、录入、打印、编目、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明及统计台账等工作，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料。

　　2.卷内文件，排列条理。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后；同一份文件审核中结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。

　　3.编制页号，不重不漏。卷内文件材料应排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。

　　4.填写卷内文件目录，准确清晰。题名即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化；没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名，外加“〔 〕”号。对“任免通知”“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“〔 〕”号。

　　5.装订案卷，整齐结实。卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，装订时不得订住文字，也不能漏订，单份文件归档要采用304不锈钢装，案卷应采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。

　　6.安排具备财会专业知识的人员对财务档案原始资料按本部门具体要求进行包括但不限于分类、排序、调整、整理等档案原始归档工作。

　　二、项目达到目标和安全

　　中选的档案整理中介服务公司需保证档案资料整理和数字化加工原件和内容信息的安全，严防在档案数字化处理过程中发生档案损毁、丢失、泄密等现象，并保证纸质档案数字化处理的质量。在进行档案数字化加工工作中必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等有关规定，按照江门市档案局规定的档案归档文件整理规则的要求进行数字化加工，确保能通过江门市档案局验收。

　　三、服务机构资质条件及有关要求

　　（一）供应商资格要求

　　1.具有国内独立法人资格、独立承担民事责任和履行合同能力（需提交法人证书复印件）；

　　2.具有经江门市档案行政主管部门备案核定的档案中介服务资格，且业务范围中含“档案整理”（需提交备案登记证复印件）；

　　3.本项目不接受联合体报价，不允许分包、转包。

　　（二）服务要求

　　1.项目实施期间所需设备及服务期间所需办公耗材和档案用品耗材由供应商提供。

　　2.供应商需在报价文件中确定项目主管，说明主要参与人员的职责及任务。项目团队成员需有2人以上，且持有档案人员岗位培训证书，具有档案工作经历和实务操作能力，能胜任本业务工作。项目主管必须具有初级以上职称，确保团队成员在指定工作地点完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如更换须经双方同意。工作人员严格遵守各项管理制度，维护采购单位利益。

　　3.供应商须于签订合同后20个工作日内进场开始档案整理工作。

　　（三）供应商确定

　　本项目属于市本级政府购买服务指导性目录内且在限额标准以下，采取政府购买服务方式进行采购。由本部门政府采购工作小组根据政府购买服务相关规定，综合考虑本部门实际需求情况，按“物有所值”原则择优确定成交供应商。

　　四、报价要求

　　本项目不能分拆报价，总价报价上限为人民币4万元，服务商所报总价不能超过此上限金额。

　　五、付款办法

　　本项目分两次支付，采购方在签订采购合同确认后，第一次支付项目金额的80%；第二次支付余款，待项目验收后据实列支。

　　六、保密责任

　　（一）供应服务商应与档案整理相关工作人员签订《保密责任书》，并监督相关工作人员在本项目进行期间及完结后，要严格遵守国家保密法律法规和规章制度，保守国家秘密和工作秘密，未经采购人同意，不得泄露、下载、留存、持有、告知、公布、发布和使用本项目档案信息。

　　（二）在项目实施期间，供应服务商聘请的档案整理人员不得以任何方式将档案资料带出工作场所或向外泄露。供应服务商应提供必要的方式和措施，协助采购人保证档案安全和保守档案秘密。

　　（三）供应服务商如未能履行职责或违反保密规定的行为，造成泄密，采购人可依照规定追究责任，并视情节作出处理。构成犯罪的，依法追究法律责任。

　　七、违约责任

　　1.服务商未按期完工，每延迟一日，应向采购人支付总价款0.5‰的违约金，但金额不得超过合同总额的10％；

　　2.服务商对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担法律及经济责任。若违反保密协议的约定，我局有权取消业务合作或终止已开始的合作，并保留追究法律责任的权利。

　　八、项目公示时间

　　三个工作日，即2025年4月22日至2025年4月24日。

　　九、接收报价文件的时间、地点及要求

　　1.接收报价文件时间：8:30时-12:00时；14:30时-17:30时；公示结束后不再接收报价。

　　2.接收报价文件地点：江门市医疗保障局办公室（地址：江门市蓬江区建设三路8号9楼办公室901）。

　　3.报价文件必须提供1份正本2份副本，首部和尾部加盖供应服务商公章。按顺序装订成册并密封，密封袋需注明项目名称、供应服务商单位名称并加盖服务商公章。

　　十、联系事项

　　单位名称：江门市医疗保障局

　　单位地址：江门市蓬江区建设三路8号9楼办公室

　　联系人：谭小姐

　　联系电话：0750-3992987

江门市医疗保障局   

  　　2025年4月21日